المحاسبة في تجارة الجملة والتوزيع: الدليل العملي

تاجر الجملة يعيش على ثلاثة أشياء: حجم مبيعات كبير، وهامش صغير لكل وحدة، وتحصيل منتظم. أي خلل في واحد منها يظهر بسرعة في النقد. لذلك محاسبة الجملة تدور حول العملاء والمخزون والمناديب أكثر من أي شيء آخر.

1. العملاء والبيع الآجل

معظم مبيعات الجملة آجلة. قبل فتح حساب آجل لأي عميل حدد:

• سقف الائتمان: أقصى رصيد مسموح.
• مدة السداد: 15 أو 30 أو 60 يوماً.
• الإجراء عند التجاوز: إيقاف البيع الآجل حتى السداد.

التفاصيل في البيع بالآجل: سياسة الائتمان للعملاء. وتابع أعمار الديون أسبوعياً، فالدين الذي يتجاوز 90 يوماً احتمال تحصيله ينخفض كثيراً.

2. قوائم الأسعار

لا يوجد سعر واحد في الجملة: سعر للتجزئة الكبيرة، وسعر للبقالات، وسعر للمطاعم، وأسعار خاصة لعملاء بعينهم. ضعها في قوائم أسعار متعددة مرتبطة بالعميل حتى لا يعتمد السعر على ذاكرة المندوب.

3. العروض والخصومات

• الخصم التجاري يظهر في الفاتورة ويُطرح من السعر مباشرة.
• البضاعة المجانية (اشترِ 10 واحصل على 1) تُسجل كمية خارجة بسعر صفر، لكن تكلفتها تدخل تكلفة المبيعات.
• خصم تعجيل الدفع يُسجل عند التحصيل. راجع قيد الخصم المسموح به.
• الحوافز من المورد (Rebates) تُتابع في حساب مستقل حتى تُستلم.

4. المناديب

المندوب يبيع ويحصّل ويستلم بضاعة عهدة في سيارته. ثلاث نقاط تحتاج ضبطاً:

1. عهدة البضاعة: ما خرج مع المندوب = ما بيع + ما رجع + ما في السيارة.
2. عهدة النقد: كل تحصيل بسند قبض فوري، وتوريد يومي.
3. العمولة: على المبيعات المحصلة لا المفوترة فقط. راجع عمولة المندوبين: طرق الاحتساب.

للتوسع اقرأ إدارة المناديب الميدانيين ومتابعة الزيارات وتطبيق المندوب.

5. المخزون متعدد المواقع

مستودع رئيسي، ومستودعات فرعية، وسيارات مناديب، كلها مواقع مخزون. أي نقل بينها يحتاج إذن تحويل، وأي سيارة مندوب يجب أن تُجرد عند الإقفال اليومي أو الأسبوعي.

6. المرتجعات والتالف

في الجملة الغذائية المرتجعات متكررة (منتهي، تالف، زائد). كل مرتجع بإشعار دائن مرتبط بالفاتورة، وكل تالف يُفصل عن الصالح للبيع، ويُطالب المورد بما يحق لك إرجاعه.

7. التدفق النقدي

أنت تدفع للمورد خلال 30 يوماً وتحصّل من العميل خلال 60؟ الفارق تموله أنت من رأس مالك. احسب دورة النقد: أيام المخزون + أيام التحصيل - أيام السداد للموردين. كلما قصرت كان أفضل. راجع معدل دوران الذمم المدينة.

المؤشرات الأساسية

• المبيعات والتحصيل لكل مندوب ولكل منطقة.
• هامش الربح لكل عميل ولكل مجموعة أصناف.
• أيام التحصيل وأيام المخزون.
• نسبة المرتجعات.

لمتابعة المناديب والفواتير والتحصيل من الجوال مرتبطة مباشرة بالحسابات، اطلع على رودكس روتينج، وقارن الخيارات في أفضل برنامج محاسبة لتجارة الجملة والتوزيع.

اقرأ أيضاً

• أفضل برنامج محاسبة لـشركات المقاولات في السعودية
• المحاسبة في شركات المقاولات: الدليل العملي
• أفضل برنامج محاسبة لـمحلات التجزئة والبقالات في السعودية