الصلاحيات في برنامج المحاسبة: من يرى ماذا

عندما يدخل الجميع بنفس الحساب، أو يملك كل مستخدم صلاحية كاملة، تضيع المسؤولية: من حذف هذه الفاتورة؟ من عدّل هذا السعر؟ ولماذا يرى الكاشير أرباح المنشأة؟ الصلاحيات المنظمة تحمي البيانات وتمنع الأخطاء والاحتيال.

هذا المقال جزء من دليل أفضل برامج المحاسبة في السعودية: دليل الاختيار.

المبدأ الأساسي

كل مستخدم يحصل على ما يحتاجه لعمله فقط، ولا أكثر.

أدوار نموذجية

فصل المهام

لا يجمع شخص واحد بين: - إنشاء المورد واعتماد الدفع له. - البيع والتحصيل وتسوية حساب العميل. - الاستلام والجرد وتسوية الفروقات.

اقرأ المطابقة الثلاثية.

صلاحيات على مستوى البيانات

إلى جانب «ماذا يفعل»، حدد «على أي بيانات»: - فرع معين. - مستودع معين. - عملاء مندوب معين.

ضوابط إضافية

• سجل التعديلات: من عدّل ماذا ومتى.
• عدم الحذف: المستندات المعتمدة تُلغى بمستند عكسي لا تُحذف.
• إقفال الفترات: منع التعديل على أشهر أُقفلت. اقرأ الإقفال الشهري.
• حدود الخصم والائتمان لكل دور.

مراجعة دورية

راجع المستخدمين والصلاحيات كل ربع سنة، وأوقف حسابات من تركوا العمل فورًا.

كيف يساعدك رودكس؟

يتيح رودكس أدوارًا وصلاحيات تفصيلية لكل مستخدم حسب الوحدة والفرع والمستودع، مع سجل كامل للتعديلات، وإلغاء المستندات بدل حذفها.

الأسئلة الشائعة

هل أعطي المحاسب الخارجي صلاحية كاملة؟

أعطه صلاحية القراءة والقيود اللازمة، دون إدارة المستخدمين.

كم مستخدمًا أحتاج؟

مستخدم لكل شخص يعمل على النظام، ولا تشارك الحسابات أبدًا.

اقرأ أيضاً

• التكامل بين المحاسبة والمخزون والرواتب في نظام واحد
• ما هو رودكس؟ نظام واحد للمحاسبة والمخزون والمناديب والرواتب
• أمان بياناتك في البرامج السحابية