المطابقة الثلاثية (أمر شراء/استلام/فاتورة)
شرح المطابقة الثلاثية في المشتريات (أمر الشراء، سند الاستلام، فاتورة المورد): لماذا هي أقوى ضابط داخلي في الدفع، وخطواتها، وحدود التسامح، والاستثناءات، وكيف تطبقها في منشأة صغيرة.
المطابقة الثلاثية (3-Way Match) تعني ألا تُدفع فاتورة مورد إلا إذا تطابقت ثلاثة مستندات: ما طلبناه (أمر الشراء)، وما استلمناه (سند الاستلام)، وما يطالب به المورد (الفاتورة). هي من أقوى الضوابط ضد الأخطاء والاحتيال في المشتريات.
هذا المقال جزء من دليل دورة المشتريات: من طلب الشراء حتى السداد.
المستندات الثلاثة
| المستند | يجيب عن | من يصدره |
|---|---|---|
| أمر الشراء | ماذا وبكم اتفقنا؟ | المشتريات |
| سند الاستلام | ماذا وصل فعلًا؟ | المستودع |
| فاتورة المورد | ماذا يطلب المورد؟ | المورد |
خطوات المطابقة
- الصنف في الفاتورة موجود في أمر الشراء.
- الكمية المفوترة ≤ الكمية المستلمة.
- السعر المفوتر = سعر أمر الشراء.
- الشروط (خصم، نقل) مطابقة.
- الضريبة صحيحة.
إذا تطابقت، تُعتمد للدفع. وإن لم تتطابق، تُعلق حتى الحل.
حدود التسامح
| النوع | حد مقبول مثلًا |
|---|---|
| فرق سعر | ±1% أو 50 ريال |
| فرق كمية للأوزان | ±2% |
ما يتجاوز الحد يحتاج موافقة مسؤول.
ماذا تمنع؟
- دفع فاتورة مكررة.
- دفع بضاعة لم تصل.
- رفع السعر من المورد دون اتفاق.
- فواتير وهمية من مورد صوري.
الاستثناءات
- الخدمات (لا يوجد استلام مادي): تُستبدل بشهادة إنجاز أو اعتماد القسم.
- المصروفات المتكررة (كهرباء، اتصالات): مطابقة ثنائية مع العقد.
- المشتريات الصغيرة الطارئة: سقف مالي محدد.
في المنشأة الصغيرة
حتى لو كان شخص واحد يطلب ويستلم، يمكن للمالك أو المحاسب أن يطابق قبل الدفع. المهم ألا يعتمد الدفع من أنشأ الطلب. اقرأ مطابقة فاتورة المورد واستلام البضاعة.
كيف يساعدك رودكس؟
في رودكس تتسلسل المستندات: أمر شراء ← سند استلام ← فاتورة مشتريات، وكل مستند يُنشأ من سابقه، فتظهر الفروقات تلقائيًا ويسهل تتبع ما لم يُستلم أو يُفوتر.
الأسئلة الشائعة
هل المطابقة الثلاثية ضرورية لكل فاتورة؟
للبضائع نعم، وللخدمات والمصروفات المتكررة تكفي مطابقة مناسبة.
من يملك صلاحية تجاوز الفروقات؟
مدير مالي أو مالك، مع توثيق السبب.
