تتبع تاريخ الصلاحية والتشغيلات (الدفعات)
كيف تتبع تاريخ الصلاحية ورقم التشغيلة (الدفعة) في المخزون: لماذا تحتاجه، وطريقة FEFO في الصرف، وتنبيهات قرب الانتهاء، ومعالجة البضاعة المنتهية محاسبيًا.
تتبع الصلاحية والتشغيلات يعني أن تعرف لكل كمية في المستودع من أي دفعة جاءت ومتى تنتهي صلاحيتها. هذا ضروري في الأغذية والأدوية ومستحضرات التجميل والمواد الكيميائية، لأن البيع من دفعة منتهية مخالفة، والاحتفاظ بدفعة حتى تنتهي خسارة مباشرة.
هذا المقال جزء من دليل إدارة المخزون: الدليل الشامل للمنشآت.
ما هي التشغيلة (الدفعة)؟
التشغيلة رقم يميز مجموعة وحدات أُنتجت أو وردت معًا، ولها غالبًا تاريخ إنتاج وتاريخ انتهاء واحد. فبدل أن يكون لديك «200 علبة عصير»، يصبح لديك:
| الصنف | التشغيلة | الكمية | تاريخ الانتهاء |
|---|---|---|---|
| عصير برتقال 1 لتر | B-2410 | 80 | 2026-11-15 |
| عصير برتقال 1 لتر | B-2422 | 120 | 2027-01-30 |
قاعدة الصرف: FEFO
في الأصناف ذات الصلاحية تُستخدم قاعدة الأقرب انتهاءً يُصرف أولًا (FEFO)، وليس بالضرورة الوارد أولًا صادر أولًا. فإذا وصلت دفعة جديدة صلاحيتها أقصر لسبب ما، تُصرف قبل القديمة.
ماذا تحتاج لتطبيق التتبع؟
- تسجيل التشغيلة وتاريخ الانتهاء عند الاستلام من فاتورة المورد أو بطاقة الصنف.
- تحديد التشغيلة عند البيع أو الصرف، يدويًا أو تلقائيًا حسب FEFO.
- ترتيب الرفوف بحيث تكون الدفعة الأقرب انتهاءً في الأمام.
- تقرير قرب الانتهاء أسبوعيًا.
تقرير قرب الانتهاء: ماذا تفعل به؟
| المدة المتبقية | الإجراء المقترح |
|---|---|
| أكثر من 90 يومًا | بيع عادي |
| 30–90 يومًا | دفع في العرض والتسويق |
| أقل من 30 يومًا | تخفيض سعر أو حزمة أو إرجاع للمورد إن أمكن |
| منتهية | عزل فوري وإتلاف موثق |
المعالجة المحاسبية للبضاعة المنتهية
عند إتلاف بضاعة منتهية تكلفتها 1,200 ريال:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| خسائر تلف المخزون | 1,200 | |
| المخزون | 1,200 |
وثّق الإتلاف بمحضر وصور، وإن كان هناك اتفاق إرجاع مع المورد فاطلب إشعارًا دائنًا بدل تسجيل خسارة.
فوائد إضافية للتتبع
- سحب منتج معيب: إذا أبلغك مورد بمشكلة في تشغيلة معينة، تعرف فورًا من اشتراها وأين بقيتها.
- تقليل الفاقد: تنبيهات مبكرة بدل اكتشاف المنتهي عند الجرد.
- ثقة العملاء والجهات الرقابية.
أخطاء شائعة
- تسجيل الصنف دون تشغيلة «للسرعة» ثم فقدان التتبع.
- الاعتماد على الذاكرة في ترتيب الرفوف.
- عدم ربط التشغيلة بفاتورة البيع.
للأخطاء الأخرى المكلفة اقرأ أخطاء إدارة المخزون الأكثر تكلفة.
كيف يساعدك رودكس؟
يدعم رودكس الأصناف ذات التشغيلات وتواريخ الانتهاء، بإدخالها عند الاستلام واختيارها عند البيع، مع تقارير بالكميات حسب التشغيلة وقرب الانتهاء.
الأسئلة الشائعة
هل أحتاج تتبع التشغيلات لكل الأصناف؟
لا، فعّله فقط للأصناف التي لها صلاحية أو تتطلب تتبعًا رقابيًا.
ما الفرق بين التشغيلة والرقم التسلسلي؟
التشغيلة لمجموعة وحدات، والرقم التسلسلي لوحدة واحدة مميزة مثل الأجهزة الإلكترونية.
