استلام البضاعة من المورد: الإجراءات الصحيحة
الإجراءات الصحيحة لاستلام البضاعة من المورد: المطابقة مع أمر الشراء، والفحص الكمي والنوعي، والتعامل مع النقص والتالف، وسند الاستلام، وأثر الاستلام على المخزون والحسابات.
استلام البضاعة هو نقطة الدخول الوحيدة للمخزون، وأي خطأ فيها ينتقل إلى كل ما بعدها: رصيد خاطئ، وتكلفة خاطئة، وفاتورة مورد تُدفع عن بضاعة لم تصل. لذلك يحتاج الاستلام إجراءً ثابتًا لا يعتمد على اجتهاد العامل.
هذا المقال جزء من دليل إدارة المخزون: الدليل الشامل للمنشآت.
قبل وصول الشحنة
- وجود أمر شراء معتمد يحدد الأصناف والكميات والأسعار. اقرأ أمر الشراء.
- إبلاغ المستودع بموعد الوصول المتوقع.
- تجهيز مكان التخزين المناسب (مبرد، رفوف، منطقة فحص).
خطوات الاستلام
- مطابقة المستندات: بوليصة أو إشعار تسليم المورد مقابل أمر الشراء.
- العد الكمي: عدد الكراتين ثم العينات داخلها.
- الفحص النوعي: سلامة العبوات، والصلاحية، والمواصفات.
- تسجيل التشغيلات أو الأرقام التسلسلية إن وجدت.
- إصدار سند الاستلام بالكميات المقبولة فعلًا.
- النقل للتخزين وتحديث المواقع.
التعامل مع الفروقات
| الحالة | الإجراء |
|---|---|
| نقص في الكمية | استلام الموجود فقط، وتوثيق النقص على إشعار المورد |
| زيادة غير مطلوبة | رفضها أو استلامها بموافقة المشتريات |
| تالف أو منتهٍ | رفض فوري مع تصوير وتوثيق |
| صنف مختلف | رفض وإبلاغ المشتريات |
لا توقّع للمورد على الاستلام الكامل إذا كان هناك نقص.
أثر الاستلام على الحسابات
عند الاستلام يزيد المخزون ويُثبت التزام للمورد (أحيانًا بحساب وسيط حتى وصول الفاتورة):
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| المخزون | 18,000 | |
| بضاعة مستلمة لم تصل فاتورتها | 18,000 |
وعند وصول الفاتورة تُطابق معها. اقرأ مطابقة فاتورة المشتريات مع الاستلام.
فصل المهام
من يطلب الشراء ليس من يستلم، ومن يستلم ليس من يعتمد الدفع. هذا الفصل أبسط حماية من الاحتيال.
أخطاء شائعة
- الاستلام بالعدد الكلي دون فتح الكراتين.
- تسجيل الكمية حسب فاتورة المورد لا حسب العد الفعلي.
- تأخير إدخال الاستلام في النظام، فيُباع صنف «غير موجود».
كيف يساعدك رودكس؟
في رودكس تُنشئ سند الاستلام من أمر الشراء مباشرة، وتعدّل الكميات المقبولة، فيزيد المخزون فورًا وتبقى المطابقة مع الفاتورة واضحة.
الأسئلة الشائعة
هل أستلم بدون أمر شراء؟
في المشتريات الصغيرة الطارئة ممكن، لكن الأفضل أن يكون كل استلام مرتبطًا بأمر.
من يوقّع على سند الاستلام؟
أمين المستودع، مع توقيع مندوب المورد على أي فروقات.
