إشعار التسليم وسند الاستلام
شرح إشعار التسليم وسند الاستلام في المبيعات: متى تحتاجهما، والفرق بينهما وبين الفاتورة، والتسليم الجزئي، وتوقيع العميل، وكيف يحميانك في نزاعات التحصيل.
إشعار التسليم (Delivery Note) مستند يرافق البضاعة إلى العميل ويثبت ما سُلّم فعلًا، وعندما يوقّع العميل عليه يصبح سند استلام يحميك إذا ادعى لاحقًا أنه لم يستلم. هو مختلف عن الفاتورة التي تثبت المبلغ المستحق.
هذا المقال جزء من دليل دورة المبيعات من عرض السعر إلى التحصيل.
الفرق عن الفاتورة
| إشعار التسليم | الفاتورة الضريبية | |
|---|---|---|
| يثبت | تسليم البضاعة | المبلغ والضريبة |
| يحتوي أسعارًا | غالبًا لا | نعم |
| يحرك المخزون | نعم | قد يكون من الإشعار |
| شرط ضريبي | لا | نعم |
متى تحتاجه؟
- البيع بالجملة والتوزيع للعملاء.
- التسليم على دفعات لطلب واحد.
- التسليم في موقع العميل بواسطة سائق.
- العملاء الذين يشترطون إرفاق سند الاستلام مع الفاتورة.
البيانات الأساسية
- رقم الإشعار وتاريخه.
- اسم العميل وعنوان التسليم.
- رقم أمر البيع.
- الأصناف والكميات.
- اسم المستلم وتوقيعه وختمه وتاريخ الاستلام.
التسليم الجزئي
إذا طلب العميل 500 كرتونة وسلّمت 300، يصدر إشعار بـ 300، ويبقى أمر البيع مفتوحًا بـ 200. الفاتورة تكون بالمسلَّم فعلًا أو حسب الاتفاق. اقرأ أمر البيع.
كيف يحميك في التحصيل؟
عند مطالبة عميل متأخر، أول ما يسأله: «هل استلمنا البضاعة؟». الإشعار الموقّع يحسم ذلك. لذلك: - لا تقبل توقيعًا بلا اسم. - صوّر الإشعار الموقّع وأرفقه بالفاتورة في النظام. - سجّل أي ملاحظة من العميل على الإشعار (نقص، تلف) فورًا.
راجع تحصيل الديون المتأخرة.
التوقيع الإلكتروني
كثير من المنشآت تستخدم توقيع العميل على جوال السائق مع الموقع والوقت، وهذا أسرع وأصعب في الإنكار من الورق.
كيف يساعدك رودكس؟
في رودكس تُنشئ إشعار التسليم من أمر البيع، فيخرج المخزون، ثم تصدر الفاتورة من الإشعار، مع إمكانية إرفاق صورة سند الاستلام الموقّع.
الأسئلة الشائعة
هل يكفي إشعار التسليم بدل الفاتورة؟
لا، الفاتورة الضريبية مطلوبة نظامًا للتوريد الخاضع.
متى تُستحق الضريبة: عند التسليم أم الفاتورة؟
بأيهما أسبق وفق قواعد تاريخ التوريد.
اقرأ أيضاً
- البيع بالآجل: سياسة الائتمان للعملاء
- نموذج عرض سعر احترافي (Word وExcel)
- حد الائتمان للعميل: كيف تحدده
