دورة المشتريات: من طلب الشراء حتى السداد

كل ريال تدفعه لمورد يجب أن يمر بسؤالين: هل نحتاج هذا فعلاً؟ وهل استلمنا ما دفعنا مقابله؟ دورة المشتريات المنظمة تجيب عن السؤالين قبل خروج المال، لا بعده. وهي لا تعني بيروقراطية؛ في منشأة صغيرة قد يكون صاحبها هو من يطلب ويعتمد، لكن المستندات تبقى ضرورية.

مراحل الدورة

1. طلب الشراء

يبدأ من يحتاج الصنف: المستودع عندما يصل الصنف إلى حد إعادة الطلب، أو القسم الذي يحتاج أداة أو خدمة. الطلب يحدد الصنف والكمية والسبب والموعد المطلوب.

2. اختيار المورد

للمشتريات المتكررة يكفي مورد معتمد بأسعار متفق عليها. للمشتريات الكبيرة أو الجديدة اطلب ثلاثة عروض على الأقل وقارن السعر والجودة ومدة التوريد وشروط الدفع، وليس السعر وحده.

3. أمر الشراء

المستند الذي يلزم المورد بالسعر والكمية والموعد، ويلزمك بالدفع عند التوريد المطابق. هو خط الدفاع الأول ضد زيادة الأسعار أو الكميات، كما في أمر الشراء: لماذا هو حماية لك. ابدأ من نموذج أمر شراء جاهز.

4. الاستلام

المستودع يعد الكميات ويفحص الجودة ويقارن بأمر الشراء، ثم يوقع إذن الاستلام. أي نقص أو تلف يُسجل في نفس اللحظة، لا بعد أسبوع.

5. فاتورة المورد

قبل تسجيل الفاتورة راجع بياناتها الضريبية: الرقم الضريبي للمورد، وفصل الضريبة، ونوع الفاتورة، لأن خصم ضريبة المدخلات مشروط بفاتورة صحيحة. التفاصيل في ضريبة القيمة المضافة في فواتير الموردين: ماذا تراجع. ثم سجل قيد شراء بضاعة بالأجل.

المطابقة الثلاثية: قلب الدورة

لا تُعتمد فاتورة للسداد إلا إذا تطابقت ثلاثة مستندات:

1. أمر الشراء: ماذا طلبنا وبكم؟
2. إذن الاستلام: ماذا استلمنا فعلاً؟
3. فاتورة المورد: بماذا يطالبنا؟

إذا طلبت 100 كرتون بسعر 30 واستلمت 95 وجاءت الفاتورة بـ 100 كرتون بسعر 32، فالمطابقة تكشف فرقين قبل أن تدفع.

6. السداد

جدول السداد حسب تواريخ الاستحقاق، لا حسب من يتصل أكثر. سجل قيد السداد للموردين وأرفق سند الصرف، ثم راجع مطابقة كشف حساب المورد شهرياً لتتأكد أن رصيدك عنده هو نفس رصيده عندك.

ضوابط بسيطة تمنع الهدر

• فصل المهام: من يطلب ليس من يستلم، ومن يستلم ليس من يدفع، كلما سمح حجم المنشأة.
• سقوف صلاحيات: مثلاً حتى 5,000 ريال يعتمدها المدير المباشر، وفوقها صاحب المنشأة.
• قائمة موردين معتمدين، وإضافة مورد جديد تحتاج موافقة.
• لا دفع بدون فاتورة ضريبية أصلية مسجلة.
• مراجعة دورية لأسعار أكثر 20 صنفاً شراءً.

المرتجعات للمورد

البضاعة المعيبة تُرد بإذن إرجاع، ويُطلب من المورد إشعار دائن، ثم يُسجل قيد مردودات المشتريات. لا تخصم من الدفعة القادمة دون مستند.

في رودكس تتحول طلبات الشراء إلى أوامر ثم استلام ثم فاتورة مورد في مسار واحد، ويتحدث المخزون ورصيد المورد وضريبة المدخلات تلقائياً.

ولتطبيق ذلك عملياً، برنامج رودكس المحاسبي يربط طلب الشراء بأمر الشراء والاستلام وفاتورة المورد، ويحدّث أرصدة الموردين وضريبة المدخلات.