أمر الشراء: لماذا هو حماية لك
لماذا يحميك أمر الشراء، وما الذي يجب أن يتضمنه، ومطابقته الثلاثية مع إذن الاستلام وفاتورة المورد، وأخطاء الشراء بلا أمر.
كثير من المشتريات الصغيرة تتم بمكالمة أو رسالة واتساب، ثم تُفاجأ بفاتورة بسعر أو كمية لم تتفق عليها. أمر الشراء وثيقة تُثبت ما اتفقت عليه قبل التوريد، وهو أول خطوط الدفاع عن مالك.
هذا المقال جزء من دليل دورة المشتريات: من طلب الشراء حتى السداد.
لماذا هو حماية لك؟
- يثبت الاتفاق: الأصناف والكميات والأسعار وشروط الدفع والتسليم، مكتوبة وقابلة للرجوع.
- يضبط الصلاحيات: لا يُنفق المال إلا بعد موافقة من يملك الصلاحية.
- يمنع الازدواج: يعرف الفريق ما طُلب فلا يُطلب مرتين.
- يسهّل المراجعة: تُطابق فاتورة المورد مع الأمر بدل الاعتماد على الذاكرة.
- يدعم الميزانية: يظهر الالتزام قبل الصرف، فتعرف ما سيُدفع قريباً.
ماذا يتضمن أمر الشراء؟
- رقم الأمر وتاريخه.
- بيانات المورد (الاسم، الرقم الضريبي، التواصل).
- بيانات منشأتك وعنوان التسليم.
- الأصناف: الوصف، الكود، الكمية، الوحدة، السعر، الإجمالي.
- الضريبة والخصومات والإجمالي النهائي.
- موعد التسليم المطلوب.
- شروط الدفع (نقداً، 30 يوماً...).
- الضمان وشروط الإرجاع إن وجدت.
- توقيع أو موافقة المسؤول.
المطابقة الثلاثية
قبل أن تدفع لأي مورد قارن ثلاثة مستندات:
| المستند | ما يثبته |
|---|---|
| أمر الشراء | ما طلبته واتفقت عليه |
| إذن الاستلام | ما وصل فعلاً |
| فاتورة المورد | ما يطالبك به |
إن اختلفت الكمية أو السعر فلا تسدد قبل حل الفرق: إشعار دائن من المورد أو تصحيح الفاتورة. اقرأ الإشعار الدائن والمدين.
دورة الاعتماد المقترحة
- مبالغ صغيرة: يعتمدها مدير الفرع أو المشتريات.
- مبالغ متوسطة: المدير المالي.
- مبالغ كبيرة: المالك أو مجلس الإدارة.
حدد الحدود بحسب حجم منشأتك، المهم أن تكون مكتوبة ومعروفة.
أخطاء الشراء بلا أمر
- فواتير تصل بأسعار أعلى من المتفق عليه.
- مشتريات مكررة من موردَين لنفس الحاجة.
- صعوبة إثبات الاتفاق عند الخلاف.
- دفع لفواتير بضاعة لم تصل كاملة.
- مخاطر شراء شخصي أو احتيالي من موظف دون علم الإدارة.
متى يمكن الاستغناء عنه؟
للمشتريات اليومية الصغيرة (مثل مستلزمات ضيافة) يكفي نظام صرف بالعهدة وفواتير مرفقة. أما البضاعة والأصول والخدمات المتكررة فاستخدم أمر الشراء دائماً.
اقرأ كذلك قيد شراء بضاعة بالأجل وضريبة المدخلات.
ولتطبيق ذلك عملياً، برنامج رودكس المحاسبي يربط طلب الشراء بأمر الشراء والاستلام وفاتورة المورد، ويحدّث أرصدة الموردين وضريبة المدخلات.
