قيد العهدة النقدية: الشرح بالأمثلة
شرح قيود العهدة النقدية بالأمثلة: صرف العهدة لموظف، وتسويتها بالفواتير والإيصالات، ورد المتبقي، والفرق بين العهدة المستديمة والمؤقتة، مع ضريبة المدخلات.
العهدة النقدية مبلغ تسلمه المنشأة لموظف ليصرف منه على أعمالها، مثل المشتريات الصغيرة والمصاريف الميدانية، ثم يقدم فواتير وإيصالات بما صرفه. العهدة ليست مصروفًا عند صرفها، بل ذمة على الموظف حتى يسويها بالمستندات.
هذا المقال جزء من دليل القيود المحاسبية: 90 قيداً بالأمثلة والشرح.
القيد 1: صرف العهدة
سلمت المنشأة مندوب المشتريات عهدة 3,000 ريال:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| عهدة الموظف (باسمه) | 3,000 | |
| الصندوق | 3,000 |
القيد 2: تسوية العهدة بالفواتير
قدّم المندوب فواتير: - مستلزمات مكتبية 1,000 ريال + ضريبة 150 (فاتورة ضريبية). - وقود 500 ريال + ضريبة 75. - مواقف وأجرة نقل 200 ريال (بدون فاتورة ضريبية).
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| مصروف مستلزمات مكتبية | 1,000 | |
| مصروف وقود | 500 | |
| مصروف نقل ومواقف | 200 | |
| ضريبة المدخلات | 225 | |
| عهدة الموظف | 1,925 |
لا تُخصم ضريبة المدخلات إلا بفاتورة ضريبية صحيحة باسم المنشأة. راجع خصم ضريبة المدخلات: الشروط والمستندات.
القيد 3: رد المتبقي
المتبقي = 3,000 − 1,925 = 1,075 ريال، أعاده المندوب:
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| الصندوق | 1,075 | |
| عهدة الموظف | 1,075 |
العهدة المستديمة (المصروفات النثرية)
في العهدة المستديمة يبقى مبلغ ثابت مع أمين الصندوق، ويُعوض بما صُرف دوريًا، فيعود الرصيد لنفس المبلغ. القيود في قيد تعويض المصروفات النثرية.
ضوابط إدارة العهد
- سقف لكل عهدة حسب طبيعة العمل.
- مدة تسوية محددة (مثلًا أسبوع أو نهاية الشهر).
- لا عهدة جديدة قبل تسوية السابقة.
- فواتير باسم المنشأة ورقمها الضريبي.
- مراجعة المعقولية: هل المصروف مرتبط بالعمل؟
العهدة والسلفة: لا تخلط بينهما
العهدة تُصرف على المنشأة وتُسوى بمستندات، والسلفة احتياج شخصي يُخصم من الراتب. التفاصيل في قيد السلف للموظفين. وللضبط العام اقرأ الصندوق والعهدة النقدية: الضبط والجرد.
أخطاء شائعة
- تسجيل العهدة مصروفًا عند صرفها.
- ترك عهد مفتوحة لشهور دون تسوية.
- قبول إيصالات غير واضحة أو بدون تاريخ.
- خصم ضريبة على إيصالات ليست فواتير ضريبية.
كيف يساعدك رودكس؟
في رودكس يمكنك تسجيل العهدة كحساب لكل موظف، ثم تسويتها بفواتير المشتريات والمصروفات، ويمكن للموظف تصوير فاتورة المورد ليقرأ النظام بياناتها الضريبية من رمز QR مباشرة.
الأسئلة الشائعة
هل العهدة تظهر في الميزانية؟
نعم، العهد غير المسواة تظهر ضمن الأصول المتداولة كذمم على الموظفين.
ماذا لو فقد الموظف جزءًا من العهدة؟
يُعالج حسب سياسة المنشأة ونظام العمل؛ قد يُحمّل على الموظف بإجراء نظامي أو يُسجل خسارة.
اقرأ أيضاً
- قيد خصم السلفة من الراتب: الشرح بالأمثلة
- قيد عمولات البنك: الشرح بالأمثلة
- قيد مكافأة نهاية الخدمة: الشرح بالأمثلة
