صندوق المصروفات النثرية: طريقة التعويض الثابت
كيف تدير صندوق المصروفات النثرية بطريقة التعويض الثابت (العهدة المستديمة): تحديد المبلغ، وقواعد الصرف، والتعويض الدوري، والجرد المفاجئ، والمستندات، مع نموذج متابعة عملي.
طريقة التعويض الثابت هي أفضل طريقة لإدارة المصروفات الصغيرة اليومية: تحدد مبلغًا ثابتًا للصندوق، ويصرف منه أمين الصندوق بإيصالات، ثم يُعوض بالضبط بما صُرف، فيعود الرصيد لنفس المبلغ. هذا المقال يركز على إدارة الصندوق وضوابطه، أما القيود المحاسبية فشرحناها في قيد تعويض المصروفات النثرية.
هذا المقال جزء من دليل ما هي المحاسبة؟ الدليل الشامل للمبتدئين.
الخطوة 1: حدد مبلغ الصندوق
احسب متوسط المصروفات النثرية لأسبوعين إلى شهر:
| البند | المتوسط الشهري |
|---|---|
| ضيافة | 600 |
| مواصلات ومواقف | 400 |
| طباعة وأدوات بسيطة | 300 |
| نظافة | 250 |
| الإجمالي | 1,550 |
صندوق بـ 2,000 ريال يكفي شهرًا مع هامش.
الخطوة 2: ضع قواعد الصرف
- سقف للمصروف الواحد (مثلًا 300 ريال)، وما فوقه يمر بالمشتريات.
- بنود مسموحة محددة.
- إيصال لكل صرف بتاريخ وبيان وتوقيع المستلم.
- ممنوعات: سلف شخصية، مشتريات أصول، دفعات لموردين منتظمين.
الخطوة 3: سجل المتابعة
| التاريخ | البيان | المبلغ | رقم الإيصال | الرصيد |
|---|---|---|---|---|
| 01/10 | رصيد افتتاحي | 2,000 | ||
| 02/10 | ضيافة اجتماع | 180 | 1 | 1,820 |
| 04/10 | طباعة عقود | 95 | 2 | 1,725 |
| 07/10 | مواقف ومواصلات | 60 | 3 | 1,665 |
الخطوة 4: التعويض الدوري
عند نهاية الفترة أو نزول الرصيد تحت حد معين (مثلًا 500 ريال): 1. يجمع الأمين الإيصالات ويعد تقرير التعويض. 2. يراجعها المسؤول المالي. 3. يُصرف من البنك مبلغ مساوٍ لمجموع الإيصالات. 4. تُسجل المصروفات على حساباتها مع فصل ضريبة المدخلات للفواتير الضريبية.
الخطوة 5: الجرد المفاجئ
النقد + الإيصالات غير المعوضة = مبلغ الصندوق الثابت. أي فرق يحتاج تفسيرًا فوريًا. نفّذ جردًا مفاجئًا مرة شهريًا على الأقل.
لماذا التعويض الثابت أفضل؟
| المعيار | التعويض الثابت | الصرف العشوائي |
|---|---|---|
| الرقابة | عالية (رصيد ثابت للمطابقة) | ضعيفة |
| القيود | قيد واحد عند التعويض | قيود كثيرة |
| اكتشاف العجز | فوري | صعب |
أخطاء شائعة
- زيادة مبلغ الصندوق كلما نفد بدل مراجعة الصرف.
- خلط النثرية بالعهد المؤقتة أو السلف. اقرأ قيد العهدة النقدية.
- إيصالات بلا تاريخ أو وصف.
- عدم فصل الضريبة.
للضبط العام راجع الصندوق والعهدة النقدية.
كيف يساعدك رودكس؟
يمكنك في رودكس تسجيل فواتير المصروفات النثرية عند التعويض مع إرفاق صور الإيصالات وفصل ضريبة المدخلات، ومتابعة رصيد حساب الصندوق النثري.
الأسئلة الشائعة
من يكون أمين الصندوق؟
موظف واحد محدد مسؤول عن الصندوق، ويُفضل ألا يكون نفسه من يعتمد التعويض.
هل أسجل المصروف عند الصرف أم عند التعويض؟
في طريقة التعويض الثابت تُسجل المصروفات عند التعويض، مع تعويض نهاية الفترة المالية لتكون المصروفات في فترتها.
اقرأ أيضاً
- سند القبض وسند الصرف: الفرق والاستخدام
- أسباب الاختلاف بين كشف البنك والدفاتر
- الرصيد الافتتاحي: كيف تبدأ دفاتر منشأة جديدة
