دورة المبيعات من عرض السعر إلى التحصيل
دورة المبيعات كاملة من عرض السعر إلى أمر البيع والتسليم والفاتورة والتحصيل، مع المستندات والقيود في كل مرحلة وأين تتسرب الأموال عادة.
البيع لا ينتهي عندما يقول العميل "موافق"، بل عندما يدخل المبلغ حسابك. بين اللحظتين سلسلة من الخطوات، وكل خطوة لها مستند ومسؤول، وإذا انقطعت أي حلقة تضيع فاتورة أو يتأخر تحصيل أو يتسلم العميل بضاعة لم تُفوتر.
مراحل دورة المبيعات
| المرحلة | المستند | أثر محاسبي؟ |
|---|---|---|
| 1. الاستفسار والتسعير | عرض السعر | لا |
| 2. التأكيد | أمر البيع | لا (حجز مخزون فقط) |
| 3. التسليم | إذن صرف / مذكرة تسليم | ينقص المخزون |
| 4. الفوترة | فاتورة ضريبية | إيراد وذمة على العميل |
| 5. التحصيل | سند قبض | يدخل النقد وتنقص الذمة |
| 6. المرتجعات (إن وجدت) | إشعار دائن | عكس جزئي للبيع |
1. عرض السعر
أول انطباع عن منشأتك. يجب أن يحتوي الأصناف والكميات والأسعار والضريبة وشروط الدفع ومدة الصلاحية. اقرأ كيف تكتب عرض سعر يقنع العميل واستخدم نموذج عرض سعر احترافي.
2. أمر البيع
عندما يوافق العميل يتحول العرض إلى أمر بيع. فائدته أنه يحجز الكمية في المخزون ويثبت الاتفاق قبل التسليم، خاصة في الطلبات الكبيرة أو التي تُسلم على دفعات.
3. التسليم
يخرج المستودع البضاعة بمذكرة تسليم يوقع عليها العميل. هذا المستند هو دليلك عند النزاع، فلا تسلم دون توقيع أو تأكيد إلكتروني.
4. الفاتورة
تُصدر الفاتورة الضريبية أو المبسطة حسب نوع العميل، وتُرسل للهيئة ضمن متطلبات المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية. محاسبياً، البيع الآجل يُسجل كما في قيد بيع بضاعة بالأجل، والنقدي كما في قيد البيع النقدي.
القاعدة الذهبية: لا تسليم بدون فاتورة. أكثر تسرب للإيرادات في المنشآت الصغيرة سببه بضاعة سُلمت "وتنكتب الفاتورة بعدين".
5. التحصيل
إذا كان البيع آجلاً، تبدأ مرحلة المتابعة. حدد سياسة ائتمان واضحة: من يحق له الآجل، بأي سقف، ولأي مدة. ثم:
- أرسل كشف حساب للعميل شهرياً.
- تابع تقرير أعمار الديون أسبوعياً.
- استخدم رسالة مطالبة مالية مهذبة عند التأخر.
- سجل كل دفعة بسند قبض فوراً، كما في قيد التحصيل من العملاء.
طرق عملية أكثر في تحصيل الديون: 12 طريقة عملية.
6. المرتجعات
لا تعدل الفاتورة الأصلية ولا تلغها. أصدر إشعاراً دائناً مرتبطاً بها، وسجل قيد مردودات المبيعات.
أين تتسرب الأموال عادة؟
- عروض أسعار بلا متابعة، فتضيع صفقات كانت قريبة.
- خصومات يعطيها المندوب دون صلاحية.
- بضاعة تُسلم بلا فاتورة.
- آجل بلا سقف لعميل متعثر أصلاً.
- تحصيل نقدي لا يُورد في نفس اليوم.
مؤشرات تتابعها
- نسبة تحويل عروض الأسعار إلى مبيعات.
- متوسط فترة التحصيل. راجع معدل دوران الذمم المدينة.
- نسبة المرتجعات إلى المبيعات.
في رودكس تتحول عروض الأسعار إلى أوامر بيع ثم فواتير بضغطة، ويتحدث المخزون ورصيد العميل تلقائياً، ويستطيع المندوب إصدار الفاتورة والتحصيل من الجوال.
